Dokumentinhallinta-Document Management
Kuvauksen kirjoitti: Senko Leung N3717
Lyhyt kuvaus käsitteestä tai aiheesta
Dokumentinhallinta on tapa, jolla organisaatiosi tallentaa, hallinnoi ja seuraa sähköisiä dokumentteja. Tarjolla on järjestelmiä hallinnan käyttöön. On kaupallisia että ilmaisia versioita tai avoimen lähdekoodin järjestelmiä. Ominaisuudet dokumenttihallintaa on seuraavat:
Version hallinnalla jätetään dokumentista aikaisempi versio jolla voidaan seurantaa on helppo nähdä, mikä on muuttunut, kuka teki sen ja milloin muutos tehtiin.
Helppokäyttöisyys on tärkeä hallinnassa. Käyttäjän on helposti käyttää tiedostoja, hallita niitä ja selata niitä.
Tehokas haku dokumentinhallinnassa auttaa käyttäjiä löytämään dokumentteja ja tietoja dokumenttitunnisteiden, metatietojen, suhteiden ja sisällön perusteella.
Metatiedot tallennetaan yleensä jokaiselle dokumentille. Metatiedot voivat sisältää esimerkiksi dokumentin tallennuspäivämäärän ja sen tallentavan käyttäjän tiedot.
Dokumentinhallintajärjestelmät yrittävät tarjota dokumentin hallintatoimintoja muille sovelluksille eli integraatiota. Muilla sovelluksella voidaan hakea dokumentteja hallintajärjestelmän arkistosta, tehdä muutoksia ja tallentaa muutetut toiminnat takaisin arkistoon.
Valittaessa dokumentinhallintajärjestelmää tulee kiinnittää huomiota järjestelmän skaalautuvuuteen. Etsitään hallintajärjestelmä jotta voidaan mukautua liiketoiminnan kasvuun ja muutokseen. Yleensä kehittyneet ominaisuudet ovat ratkaisevat tekijät.
Dokumentinhallintajärjestelmän pitäisi tarjota vankat suojausominaisuudet, kuten käyttöoikeudet ja -hallintaominaisuudet, tarkastusreitit, yhdistetty todennus, yritystiedostojen salaus kuljetuksessa ja lepotilassa, tunkeutumisen havaitseminen, tietojen häviämisen estäminen, korkea käytettävyys ja paljon muuta.
Dokumentinhallintajärjestelmän pitäisi helpottaa käyttäjien jakamista ja yhteistyötä dokumenttien kanssa-ominaisuuksia, kuten projektidokumenttien hallinta, tehtävien seuranta, työnkulut, yhteismuokkaaminen ja dokumenttien helppo jakaminen käyttäjien välillä.
Jotkut kehittyneet dokumentinhallintajärjestelmät käyttävät tekoälyä. Tekoäly voi auttaa luokittelemaan dokumentteja täyttämällä metatietokentät, skannaamaan tiedostoja tiettyjen tietojen varalta ja erottamaan liiketoiminnan kannalta kriittiset tiedot sotkusta.
Tietojen validointisäännöt voivat tarkistaa dokumenttien virheet, puuttuvat allekirjoitukset, väärin kirjoitetut nimet ja muut ongelmat.Lisäkäsittelyä yhdenmukaistamisen ja tietomuodon muutosten muodossa voidaan myös soveltaa osana tietojen validointia.
Indeksointi seuraa sähköisiä dokumentteja. Indeksointi perustuu pääasiassa tietojen kyselyn ja haun tukemiseen. Yksi nopean haun kannalta kriittisen tärkeä alue on indeksitopologian tai -mallin luominen.
Säilytä sähköisiä dokumentteja. Dokumenttien säilyttäminen sisältää usein samojen dokumenttien hallinnan missä niitä säilytetään, kuinka kauan, dokumenttien siirtäminen tallennusvälineestä toiseen ja mahdollinen dokumenttien tuhoaminen.