Projektisuunnitelma - Project Plan
Kuvauksen kirjoitti: Mari Kolu-Lukkarinen
”Tavoite ilman suunnitelmaa on pelkkä toive” (Antoine de Saint-Exupéry)
Lyhyt kuvaus käsitteestä tai aiheesta
Projektisuunnitelmasta käy ilmi mihin pyritään, millä keinoilla ja missä ajassa, eli kuka tekee, mitä tekee, milloin tekee ja miten tekee. Se tehdään, kun on päätetty käynnistää projekti tai aikaisemminkin, jos haetaan rahoitusta projektille. Projektisuunnitelman laatii projektipäällikkö, mutta sen tekemiseen osallistuu koko projektiryhmä. Koko projektiryhmän sitouttaminen projektin toimintapoihin ja tavoitteisiin on tärkeää, kun pyritään saamaan hyvä lopputulos.
Ensin mietitään idea, eli jokin tarve projektille. Idea voi tulla asiakkaalta, jolloin se voi olla esimerkiksi markkinointisuunnitelma tai konsultointia. Projekti voi olla yrityksen sisäinen, esim. kotisivujen tekeminen tai tuotekehitystä.
Sitten siirrytään määritysvaiheeseen, jossa kartoitetaan millainen projekti vaaditaan tai tarvitaan ja mihin sellä pyritään. Määrittelyn jälkeen päätetään, että laitetaanko projekti pystyyn, hylätäänkö idea vai toteutetaanko se jotenkin toisella tavalla.
Suunnitteluvaiheessa on päätetty toteuttaa projekti ja aletaan laatimaan projektisuunnitelmaa. Suunnittelun aikana puntaroidaan eri vaihtoehtoja, otetaan käyttöön parhaat toimintatavat ja tehdään päätöksiä, kuinka määritetyt tavoitteet saavutetaan.
Ennen toteutusvaihetta suunnitelma esitellään yleensä toimeksiantajalle, tuoteomistajalle tai ohjausryhmälle, jotka loppu viimein päättävät projektin toteuttamisesta.
Kun kaikki määritellyt tehtävät on tehty ollaan projektin päättämisvaiheessa, jossa toimeksiantaja hyväksyy lopputuloksen ja projektiryhmä laatii vielä loppuraportin, josta käy ilmi missä onnistuttiin ja missä on vielä parantamisen varaa.
Projektisuunnitelmasta käy ilmi projektin
- tausta
- syyt käynnistämiseen
- esiselvitykset ja niiden tulokset
- vastaus ongelmaan
- tilanne ennen projektia (kehitystyö ja valmistelu)
- rajaukset, mitä kuuluu projektiin ja mitä ei
- tarkoitus
- vastaa kysymykseen miksi tai mitä varten projekti on luotu ja täytyy toteuttaa
- tavoiteet
- realistiset tavoitteet
- etapit (välitavoitteet) edesauttavat projektin valmistumista
- seuranta kuuluu koko projektiryhmälle
- rajoitukset (ajalliset, rahalliset ja resurssit)
- aikataulut
- yksinkertainen ja realistinen
- helposti muokattavissa ("Mikään ei ole niin varmaa kuin epävarma.")
- kattaa koko projektin
- tiedotus
- kuka, miten, millä keinoilla ja kanavilla tiedoitetaan ja kenelle
- viestinnällinen taidokkuus on tärkeää
- organisaatio
- on vastuussa tavoitteiden saavuttamisesta pysyen aikataulussa ja budjetissa
- tehtäviin kuuluu dokumentointi ja tiedottaminen (sisäinen ja ulkoinen)
- kuvataan roolit, työtehtävät ja -tavat, mahdolliset yhteistyöverkostot ja ostopalvelut
- projektiryhmä: projektin moottori
- projektipäällikkö: suunnittelija, johtaja, innostaja, vastuussa lopputuloksesta
- ohjausryhmä: mukana projektin maksaja, sidosryhmäläisiä, vastuussa kokonaistavoitteista, määrittää puitteet ja lähtökohdat (myös mahdolliset muutokset)
- tukiryhmä: projektipäällikkö nimittää tarvittaessa, ideoijia tai neuvonantajia, eivät puutu päätöksen tekoon
- toimenpidesuunnitelma
- välitavoitesuunnitelmaa voidaan käyttää apuna
- riskien kartoitus
- helpottaa riskien ymmärtämistä ja priorisointia
- tärkeintä rehellisyys
- kartoitetaan riskien vaikutus esim. aikatauluun tai kustannuksiin, kriittisimmät asiat
- mietitään miten vältetään, mitä tehdään, kun riski toteutuu
- laadunvarmistus
- lopputuloksen ja projektityöskentelyn laatu
Muuta aiheeseen liittyvää
Onko jotain oleellista, mikä tulee ottaa huomioon ? Tuliko jotain kysymyksiä mieleen?
Linkit ulkopuolisiin lähteisiin
- https://www.theseus.fi/bitstream/handle/10024/147943/risikko_roosa-liina.pdf?sequence=1&isAllowed=y
- https://projektinhallinta.info/projektisuunnitelma/